Использование системы Power Query для обработки и интеллектуального анализа данных SAP ERP

Чернышов М.Ю, Ткаченко А.Л.


Калужский государственный университет им. К.Э. Циолковского, Калуга, Россия
RU
EN
АВТОРЫ
  • Ткаченко
    Алексей Леонидович

    доцент кафедры информатики и информационных технологий
    Калужского Государственного Университета
    им. Циолковского

    кандидат технических наук
  • Чернышов
    Михаил Юрьевич

    студент 1 курса магистратуры
    Инженерно-Технологического института
    Калужского Государственного Университета
    им. Циолковского

    магистерская программа - "IT- системы в бизнесе и управлении"

Ключевые слова статьи: Power Query, данные SAP ERP, обработка данных, анализ данных, интеллектуальная система.

ВВЕДЕНИЕ

В статье представлен обзор основных возможностей Power Query и того, как их можно использовать для обработки данных совместно с системой SAP ERP. В ней подчеркиваются преимущества использования Power Query, включая ускорение времени обработки данных, повышение точности данных, а также возможность легкого обмена и повторного использования процедур обработки данных.

Что такое интеллектуальные системы?

ключевые характеристики
  • Компьютерные системы
    Это компьютерные системы, предназначенные для выполнения задач, которые обычно требуют интеллекта человеческого уровня.
  • Самообучающиеся системы
    Эти системы способны решать сложные проблемы, принимать решения и даже учиться на собственном опыте.
  • Адаптирующиеся системы
    Одной из ключевых характеристик интеллектуальных систем является их способность к гибкой адаптации. Они способны постоянно повышать свою производительность, анализируя данные и соответствующим образом корректируя свои алгоритмы.
  • Способность обрабатывать большие объёмы данных
    Это делает их хорошо подходящими для таких приложений, как анализ данных, где они могут быстро выявлять закономерности и делать прогнозы на основе этой информации.

Влияние интеллектуальных систем на финансовую систему


Финансы и интеллектуальные системы и технологии в последние годы оказали существенное влияние на работу финансовых отделов, так как они используются для оптимизации инвестиционных стратегий и минимизации рисков. Внедрение передовых технологий, таких как системы запросов Excel Power, значительно повысило эффективность и точность финансовых операций.

Как это работает?

Excel Power Query

Инструмент подключения к данным, который позволяет пользователям получать доступ к данным из различных источников и управлять ими.

SAP ERP

Enterprise Resource Planning — это программное приложение, разработанное компанией SAP для управления основными бизнес-процессами организации.

Автоматизация

Освобождение человека частично или полностью от непосредственного участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования информации.

Преимущества совместного использования
Excel Power Query и SAP ERP

  • Повышение производительности труда
    Производительность труда относится к базовым характеристикам результативности работы персонала компании. Производительность труда (ПТ) – это количество продукта, произведенного за единицу времени работы. Этот численный параметр помогает понять качественный эффект от затраченного труда.
  • Повышение качества финансовых отчётов
    Сведения, предоставляемые качественной отчетностью, принесут пользу аналитикам во время оценки итогов проделанной работы и будущего организации. Некачественная финансовая отчетность, напротив, содержит не всю или недостоверную информацию.
  • Уменьшение количества ошибок
    Последствиями ошибок в финансовой отчётности могут быть серьезные проблемы, из-за которых компании терпят убытки, а также снижается лояльность к системе финансов в общем. Ошибки всегда демонстрируют проблемные вопросы, встречающиеся аналитикам по финансам. В том числе они иллюстрируют вероятные затраты, которые связаны с безответственной практикой учета, приводящей к недостоверным показателям.
  • Оптимизация процессов управления
    Основной задачей оптимизации управления организацией является выведение конечного результата управления объектом. Ее основная цель – повысить эффективность деятельности получить при этом наибольшую прибыль. А для достижения цели необходимо выявить и ликвидировать или исправить замедляющие факторы.
  • Системный подход к решению задач
    Без оптимизации системы внутренней отчетности невозможно оптимизировать работу компании в целом. Проблему перегруженности внутренней отчетности можно решить только комплексно, что весьма трудоемко. Наиболее эффективно провести анализ каждого внутреннего документа, чтобы изучить периодичность его оформления, выявить дублирование информации, поступление ненужной для получателя информации и др.

ПОСТАНОВКА ПРОБЛЕМЫ

Power Query предоставляет несколько полезных статистических инструментов.

Насколько они могут нам помочь в анализе данных, полученных из SAP ERP?

Направления использования Power Query:

  • Сводная статистика
    количество, сумма, среднее, минимум, максимум и стандартное отклонение данных;
  • Объединение
    объединение данных из нескольких источников в один набор данных;
  • Фильтрация
    удаление ненужных данных по определенным критериям;
  • Сводные таблицы
    суммируйте и анализируйте данные, преобразуя их в другой формат;
  • Группировка
    создание подмножеств данных на основе одного или нескольких столбцов;
  • Условное форматирование
    визуальное выделение данных на основе определенных условий;
  • Определение типа данных
    автоматическое определение и преобразование типов данных (например, текст в дату).

МЕТОДОЛОГИЯ ИССЛЕДОВАНИЯ

Одним из примеров внедрения Power Query в деятельность финансового отдела, работающего с SAP ERP является объединение данных из нескольких источников (например, банковских выписок) в единый финансовый отчет.

Для демонстрации данного примера создадим аналог выписок из 3 разных банков (таблицы 1-3), сформированных в системе SAP ERP после первоначальной загрузки из клиент-банков:
Таблица 1. Выписка Банка №1

Следующие выписки загружены из других банков, что влияет на положение столбцов выгружаемых таблиц, что усложняет обработку:

Таблица 2. Выписка Банка №2

Следующая выписка так же будет отличаться по порядку столбцов от предыдущих:

Таблица 3. Выписка Банка №3

Один из возможных способов обработки, выгруженных из SAP ERP банковских выписок с помощью Power Query

***
1) Открываем Microsoft Excel и выберите вкладку "Данные".
2) Нажимаем на "Получить данные" и выберите "Из файла", а затем "Из рабочей книги"
Рисунок 1. Получение данных из рабочей книги

3) Выбираем первую банковскую выписку и нажмите "Загрузить", чтобы импортировать данные в Power Query

Рисунок 2. Получение данных из рабочей книги

4) Заходим во вкладку «Просмотр», «Расширенный редактор». Преобразуем запрос в функцию с помощью команды (filename)=> для того, чтобы по аналогии запрашивать данные других банковских выписок, находящихся в одной папке.

Рисунок 3. Преобразование запроса в функцию

5) Создаем запрос к папке «Банковские выписки». Загружаем их и нажимаем «Изменить данные».

Рисунок 4. Объединение запросов

6) Добавляем настраиваемый столбец, прописываем функцию, написанную по первой выписке, и применяем ко всем файлам в папке.

Рисунок 5. Применение функции к общей папке

7) Разворачиваем настраиваемый столбец. Используем функции преобразования данных Power Query, такие как "Фильтр строк", "Удаление столбцов" и "Замена значений", чтобы очистить и преобразовать данные по мере необходимости. Наконец, нажимаем "Закрыть и загрузить", чтобы загрузить обработанные данные в лист Excel для дальнейшего анализа и отчетности

Рисунок 6. Выгрузка сводной информации

  • Из рассмотренного примера видно, что было загружено 16 строк, ошибок не возникло.
  • Выписки объединены на одном листе, при этом количество выписок после написанной функции-запроса может быть свободно увеличено.
  • Столбцы, которые имеют одно название, но при этом находились в разном порядке так же были приведены к одному формату.
  • Далее можно применить фильтры по необходимым столбцам, либо использовать функцию запроса на новый лист для сортировки информации.
  • В случае изменения данных в папке, необходимо зайти во вкладку «Данные» и выполнить функцию «Обновить все».

Данная разработка позволяет избавиться от ручной обработки выписок из SAP ERP, перенося их в Excel для дальнейшей аналитики, а также сделать этот процесс быстрее и исключая ошибки, допускаемые человеком. В примере было использовано небольшое количество данных, но когда речь идет об обработке большого количества данных Big Data, то сразу понятно, насколько актуальна данная тема для предприятия, где это делали вручную.

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Мы рассмотрели базовый пример, и точные шаги могут отличаться в зависимости от конкретных требований и сложности данных. Кроме того, в некоторых случаях могут потребоваться расширенные функции, такие как объединение данных из нескольких источников и создание пользовательских расчетов.

Дополнительные возможности, которые можно получить благодаря интеграции Power Query с SAP ERP:

Power Query предоставляет несколько полезных статистических инструментов, которые могут помочь в анализе данных, полученных из SAP ERP.
  • Обновление и автоматизация данных
    Power Query может автоматизировать процесс обновления данных из SAP ERP, обеспечивая постоянную актуальность и точность данных.
  • Совместное использование данных и сотрудничество
    Power Query позволяет организациям с легкостью обмениваться данными из SAP ERP и сотрудничать с ними, улучшая обмен данными и сотрудничество в рамках организации.
  • Объединение и консолидация данных
    Power Query можно использовать для объединения и консолидации данных из нескольких источников, включая SAP ERP, в единый централизованный набор данных для анализа.
  • Пользовательские вычисления
    Power Query позволяет пользователям создавать пользовательские вычисления и формулы для получения значимых выводов из данных SAP ERP.
  • Обнаружение и исправление ошибок
    Расширенные функции обнаружения и исправления ошибок в Power Query помогают организациям минимизировать риск ошибок и повысить точность данных из SAP ERP.
  • Расширенная аналитика
    Power Query предоставляет ряд возможностей расширенной аналитики, таких как моделирование данных, визуализация данных и прогнозная аналитика, которые можно использовать для получения более глубокого понимания данных из SAP ERP.
  • Оптимизация производительности
    Power Query предоставляет инструменты для оптимизации производительности операций обработки и анализа данных, позволяя организациям с легкостью обрабатывать большие объемы данных из SAP ERP.




В заключение хочется отметить:
  • Использование Power Query для обработки и анализа банковских выписок через SAP ERP дает множество преимуществ.
  • Мощные возможности Power Query по обработке и преобразованию данных позволяют организациям быстро и точно анализировать свои финансовые данные, что облегчает выявление тенденций, улучшает процесс принятия решений и стимулирует рост бизнеса.
  • Кроме того, интеграция Power Query с SAP ERP обеспечивает организациям централизованное представление финансовых данных в режиме реального времени, что позволяет им принимать обоснованные решения и оптимизировать свою деятельность.
  • Использование Power Query для анализа банковских выписок также может помочь организациям сократить ручную обработку данных и минимизировать риск ошибок, повышая точность и надежность финансовой информации.
  • Power Query предлагает мощное решение для организаций, стремящихся оптимизировать процессы финансового анализа и обеспечить успех бизнеса.